Personnel Alter Ego inc.

Ce cabinet situé au centre-ville de Montréal recherche une personne dynamique qui assurera un accueil hors pair des clients, en plus de mettre à profit ses talents en matière de marketing. Cette personne jouera un rôle central dans l'expérience offerte aux clients, visiteurs et membres de l'équipe. Présent(e) à l'accueil du cabinet du lundi au vendredi, cette personne assurera un service professionnel, chaleureux et attentionné tout en contribuant activement aux activités de marketing, de développement des affaires et d'organisation d'événements.

Véritable ambassadeur(rice) du cabinet, il ou elle veille au bon fonctionnement de la réception, participe au rayonnement du cabinet et contribue à maintenir un environnement de travail accueillant, organisé et professionnel.

Principales responsabilités

Expérience client et accueil (40 %)
-Assurer un accueil professionnel, chaleureux et personnalisé des clients, visiteurs, candidats et fournisseurs.
-Répondre aux appels téléphoniques et assurer leur traitement efficace.
-Assurer le suivi des courriels reçus dans les boîtes générales du cabinet.
-Fournir les renseignements appropriés aux visiteurs, clients et employés.
-Contrôler l'accès des visiteurs conformément aux procédures en vigueur.
-Agir comme personne-ressource pour les demandes générales des employés et des visiteurs.
-Offrir un soutien au commis au centre de conférences dans la préparation des salles de réunion, au besoin.
-Appuyer le service de café, de boissons et de collations lors de certaines rencontres clients ou événements, selon les besoins opérationnels.
-Collaborer au maintien de la qualité des espaces communs et signaler toute situation nécessitant une intervention afin d'assurer une expérience client professionnelle.
-Assurer la gestion des réservations de salles de réunion et des espaces communs selon les besoins du cabinet.

Marketing, communications, développement des affaires et événements (50 %)
-Participer à la mise à jour de l'intranet et des différents outils de communication interne.
-Assurer le suivi du calendrier marketing et des échéanciers liés aux initiatives du cabinet.
-Soutenir la mise à jour des biographies des avocats, des mandats représentatifs et des contenus institutionnels.
-Participer à la préparation et à la coordination de diverses activités de développement des affaires.
-Assurer le suivi administratif des partenariats, commandites, répertoires juridiques et palmarès.
-Répondre aux demandes marketing provenant des équipes internes.
-Participer à l'organisation logistique des événements internes et externes du cabinet.
-Effectuer les suivis nécessaires auprès des fournisseurs et partenaires impliqués dans les projets marketing et événementiels.
-Contribuer à la gestion des articles promotionnels et à la mise à jour de leur inventaire.
-Participer à la coordination des arrivées de nouveaux employés sous l'angle marketing et communication.
-Organiser les séances photo professionnelles et assurer les suivis nécessaires avec les fournisseurs concernés.
-Offrir un soutien administratif à diverses initiatives de communication, de visibilité et de rayonnement du cabinet.
-Participer à la gestion et à la mise à jour des listes de contacts, bases de données et outils de développement des affaires.
-Soutenir la préparation de présentations, d'invitations, de publications et de diverses communications internes et externes.

Services internes et soutien administratif (10 %)
-Participer à l'organisation des activités sociales et initiatives de mobilisation du cabinet.
-Coordonner les anniversaires, reconnaissances, départs, arrivées et autres moments marquants de la vie du cabinet.
-Maintenir à jour les cartables juridiques, répertoires, listes de contacts, outils administratifs.

Profil
-Détenir un DEP ou un DEC en administration, bureautique, marketing, communication ou dans un domaine connexe.
-Posséder un minimum de 2 à 4 années d'expérience dans un rôle similaire.
-Démontrer un excellent sens du service à la clientèle et de l'accueil.
-Posséder de fortes aptitudes organisationnelles et un souci marqué du détail.
-Être reconnu(e) pour son professionnalisme, sa débrouillardise et sa capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
-Faire preuve d'autonomie, d'initiative et d'un excellent jugement.
-Maîtriser le français et l’anglais tant à l'oral qu'à l'écrit.
-Posséder une bonne connaissance de la suite Microsoft Office.
-Avoir une aisance avec les outils technologiques et les plateformes collaboratives.
-Expérience dans un cabinet de services professionnels ou un environnement juridique (atout).
-Expérience en organisation d'événements ou en soutien marketing (atout).

Avantages
-8 jours de maladie
-Assurance maladie payée à 100% par l'employeur 
-Assurance invalidité courte et longue durée 
-RÉER jusqu'à 4% égalisé par l'employeur 
-Compte de dépenses mieux-être
-Vacances selon l'expérience

Vous avez de l’entregent et adorez assurer la coordination de tout ce qui a trait au marketing? Accordez-nous le privilège de faire votre connaissance!

This firm located in downtown Montreal is looking for a dynamic person who will ensure an unparalleled welcome to clients, in addition to putting his/her marketing talents to good use. This person will play a central role in the experience offered to customers, visitors and team members. Present at the firm's reception desk from Monday to Friday, this person will provide professional, warm and attentive service while actively contributing to marketing, business development and event organization activities.

A true ambassador of the firm, he or she ensures the smooth running of the reception, participates in the influence of the firm and contributes to maintaining a welcoming, organized and professional work environment.

Key Responsibilities

Customer experience and reception (40%)
-Ensure a professional, warm and personalized welcome for customers, visitors, candidates and suppliers.
-Answer phone calls and ensure their efficient handling.
-Follow up on emails received in the firm's general mailboxes.
-Provide appropriate information to visitors, customers and employees.
-Control visitor access in accordance with current procedures.
-Act as a resource person for general employee and visitor inquiries.
-Provide support to the Conference Centre Clerk in the preparation of meeting rooms, as required.
-Support the service of coffee, beverages and snacks during certain client meetings or events, depending on operational needs.
-Collaborate in maintaining the quality of common areas and report any situation requiring intervention to ensure a professional customer experience.
-Manage meeting room and common area reservations according to the needs of the firm.

Marketing, communications, business development and events (50%)
-Participate in the updating of the intranet and the various internal communication tools.
-Follow up on the marketing calendar and timelines related to the firm's initiatives.
-Support the updating of lawyers' biographies, representative mandates and institutional content.
-Participate in the preparation and coordination of various business development activities.
-Ensure the administrative follow-up of partnerships, sponsorships, legal directories and rankings.
-Respond to marketing requests from internal teams.
-Participate in the logistical organization of the firm's internal and external events.
-Carry out the necessary follow-ups with suppliers and partners involved in marketing and event projects.
-Contribute to the management of promotional items and the updating of their inventory.
-Participate in the coordination of the arrival of new employees from a marketing and communication perspective.
-Organize professional photo shoots and ensure the necessary follow-ups with the suppliers concerned.
-Provide administrative support to various communication, visibility and outreach initiatives of the firm.
-Participate in the management and updating of contact lists, databases and business development tools.
-Support the preparation of presentations, invitations, publications and various internal and external communications.

Internal Services and Administrative Support (10%)
-Participate in the organization of the firm's social activities and engagement initiatives.
-Coordinate anniversaries, recognitions, departures, arrivals and other significant moments in the life of the firm.
-Maintain up-to-date legal binders, directories, contact lists, administrative tools.

Profile
-Hold a DEP or DEC in administration, office automation, marketing, communication or a related field.
-Possess a minimum of 2-4 years of experience in a similar role.
-Demonstrate excellent customer service and hospitality.
-Strong organizational skills and a strong attention to detail.
-Be recognized for professionalism, resourcefulness and ability to manage multiple priorities simultaneously.
-Demonstrate autonomy, initiative and excellent judgment.
-Fluency in French and English both orally and in writing.
-Have a good knowledge of the Microsoft Office suite.
-Be comfortable with technological tools and collaborative platforms.
-Experience in a professional services firm or legal environment (asset).
-Experience in event organization or marketing support (asset).

Benefits
-8 sick days
-Health insurance paid 100% by the employer 
-Short and long-term disability insurance 
-RRSP up to 4% employer-matched 
-Wellness Spending Account
-Holidays according to experience

Do you have good interpersonal skills and love coordinating everything related to marketing? Give us the privilege of getting to know you!